Ustawa O Narodowym Zasobie Archiwalnym

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co się dzieje z listami Twojego pradziadka, zdjęciami z rodzinnych wakacji sprzed lat, czy dokumentami związanymi z ważnymi wydarzeniami w historii Polski? Gdzie trafiają stare akta sądowe, mapy geodezyjne, nagrania radiowe i telewizyjne? Odpowiedź kryje się w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która porządkuje kwestie gromadzenia, przechowywania i udostępniania tych cennych pamiątek przeszłości. Zrozumienie tej ustawy jest kluczowe, aby docenić wartość archiwów i zrozumieć, jak chronione są nasze wspólne dziedzictwo. Ten artykuł ma na celu przybliżenie Ci najważniejszych aspektów tej regulacji, w sposób przystępny i zrozumiały.

Co to jest Narodowy Zasób Archiwalny?

Narodowy Zasób Archiwalny (NZA) to, najprościej mówiąc, zbiór materiałów archiwalnych o szczególnym znaczeniu dla kultury i historii Polski. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (z późniejszymi zmianami) definiuje go jako całość materiałów archiwalnych, bez względu na ich formę, treść i pochodzenie, które ze względu na swoje znaczenie dla nauki, kultury i gospodarki podlegają wieczystemu przechowywaniu. To nie tylko dokumenty papierowe, ale także zdjęcia, filmy, nagrania dźwiękowe, mapy, plany, dokumentacja techniczna, a nawet dane cyfrowe.

Należy podkreślić, że NZA nie jest statycznym zbiorem. Do NZA stale trafiają nowe materiały, a część z nich jest, w drodze specjalnej procedury, uznawana za brakujące wartość archiwalną i przekazywana na makulaturę. Proces selekcji, gromadzenia i udostępniania materiałów archiwalnych jest regulowany przez wspomnianą ustawę, która ma na celu zapewnienie, że najważniejsze świadectwa naszej historii zostaną zachowane dla przyszłych pokoleń.

Kto zarządza Narodowym Zasobem Archiwalnym?

Za zarządzanie NZA odpowiedzialny jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (NDAP). NDAP jest centralnym organem administracji rządowej właściwym w sprawach archiwów. Do jego zadań należy m.in.:

• Nadzór nad archiwami państwowymi.
• Ustalanie standardów archiwizacyjnych.
• Koordynacja działań w zakresie ochrony i udostępniania NZA.
• Prowadzenie centralnego ewidencji zasobu archiwalnego.
• Współpraca z archiwami zagranicznymi i organizacjami międzynarodowymi.

Archiwa Państwowe, rozlokowane na terenie całej Polski, są podstawowymi jednostkami, które gromadzą, przechowują i udostępniają materiały archiwalne wchodzące w skład NZA. Każde Archiwum Państwowe ma określony zasięg terytorialny i specjalizuje się w określonych rodzajach dokumentacji.

Oprócz Archiwów Państwowych, w skład NZA wchodzą także materiały archiwalne przechowywane w innych archiwach, np. archiwach kościelnych, archiwach uczelni wyższych, archiwach muzeów i bibliotek, a nawet archiwach prywatnych, o ile zostały one uznane za część NZA.

Kogo dotyczy Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym?

Ustawa ta dotyczy wszystkich, którzy wytwarzają, gromadzą lub przechowują dokumentację. Oznacza to, że obowiązki wynikające z tej ustawy spoczywają na:

• Organach władzy publicznej (administracja rządowa i samorządowa).
• Instytucjach państwowych i samorządowych.
• Organizacjach pozarządowych.
• Przedsiębiorcach.
• Osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
• Osobach prywatnych posiadających cenne materiały archiwalne.

Dla organów i instytucji publicznych ustawa nakłada szczególne obowiązki dotyczące tworzenia i archiwizowania dokumentacji, w tym obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych po upływie określonego czasu (zazwyczaj 25 lat). Prywatni posiadacze materiałów archiwalnych nie są zobowiązani do ich przekazywania, ale mogą to zrobić dobrowolnie, a także mają możliwość uzyskania dofinansowania na ich konserwację i digitalizację.

Jak ustawa chroni nasze dziedzictwo?

Ustawa o NZA wprowadza szereg mechanizmów mających na celu ochronę materiałów archiwalnych przed zniszczeniem, utratą lub nielegalnym wywozem za granicę. Obejmują one m.in.:

• Obowiązek ewidencji materiałów archiwalnych: Wszystkie archiwa, w tym Archiwa Państwowe, muszą prowadzić ewidencję posiadanych materiałów archiwalnych.
• Ustalanie standardów archiwizacyjnych: NDAP ustala standardy dotyczące przechowywania, konserwacji i digitalizacji materiałów archiwalnych.
• Kontrolę przestrzegania przepisów o archiwizacji: NDAP ma prawo kontrolować, czy organy i instytucje publiczne przestrzegają przepisów o archiwizacji.
• Ograniczenia w wywozie materiałów archiwalnych za granicę: Wywóz materiałów archiwalnych za granicę wymaga zgody NDAP.
• Sankcje karne: Ustawa przewiduje sankcje karne za naruszenie przepisów o ochronie materiałów archiwalnych, np. za ich zniszczenie, ukrycie lub nielegalny wywóz.

Przykład

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma likwiduje swoją działalność. Zgodnie z ustawą, firma ta ma obowiązek przekazać dokumentację związaną z jej działalnością (np. dokumentację finansową, kadrową, techniczną) do odpowiedniego archiwum. Celem tego jest zapewnienie, że informacje zawarte w tych dokumentach będą dostępne dla przyszłych pokoleń, np. dla osób, które pracowały w tej firmie i potrzebują potwierdzenia okresu zatrudnienia do celów emerytalnych.

Dostęp do materiałów archiwalnych

Jednym z kluczowych celów ustawy o NZA jest zapewnienie dostępu do materiałów archiwalnych dla badaczy, dziennikarzy, studentów, a także dla wszystkich obywateli zainteresowanych historią i kulturą. Zasadą jest, że materiały archiwalne są udostępniane bezpłatnie, z wyjątkiem przypadków, gdy udostępnianie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów (np. skanowanie, kserowanie). Dostęp do materiałów archiwalnych może być ograniczony ze względu na ochronę danych osobowych, tajemnicę państwową lub tajemnicę handlową.

Wiele Archiwów Państwowych digitalizuje swoje zasoby i udostępnia je online, co znacznie ułatwia dostęp do nich dla osób mieszkających daleko od archiwum. Serwisy internetowe Archiwów Państwowych zawierają także katalogi i inwentarze, które pozwalają na przeszukiwanie zasobów archiwalnych i odnajdywanie interesujących nas dokumentów.

Praktyczne wskazówki

• Przed wizytą w Archiwum Państwowym warto sprawdzić na jego stronie internetowej zasady udostępniania materiałów archiwalnych i przygotować odpowiedni wniosek.
• Jeżeli nie możesz osobiście odwiedzić archiwum, możesz skorzystać z usług archiwistów, którzy za opłatą wykonają kwerendę w archiwum i odszukają interesujące Cię dokumenty.
• Wiele Archiwów Państwowych prowadzi działalność edukacyjną, organizując lekcje archiwalne, wystawy i warsztaty, które przybliżają historię i kulturę.

Podsumowanie

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest fundamentalnym aktem prawnym, który reguluje kwestie związane z ochroną i udostępnianiem naszego dziedzictwa kulturowego i historycznego. Zrozumienie tej ustawy pozwala nam docenić wartość archiwów i zrozumieć, jak ważne jest zachowanie świadectw przeszłości dla przyszłych pokoleń. Pamiętajmy, że archiwa to nie tylko zbiór starych dokumentów, ale przede wszystkim źródło wiedzy o nas samych i o świecie, w którym żyjemy. Zachęcamy do odwiedzin Archiwów Państwowych i odkrywania bogactwa ich zasobów!