Na Co Można Przeznaczyć środki Z Dotacji Czyli Katalog Wydatków

Dzień dobry wszystkim! Często pytacie, na co dokładnie można wydać pieniądze, które dostaliście w ramach dotacji. Postaram się to wyjaśnić jak najprościej, żebyście wiedzieli, co jest dozwolone, a co nie.

Katalog wydatków kwalifikowalnych, bo tak fachowo się to nazywa, to po prostu lista rzeczy i usług, za które możecie zapłacić środkami z dotacji. Pamiętajcie, że każda dotacja ma swój własny, specyficzny regulamin i to w nim znajdziecie najdokładniejsze informacje. Zawsze, ale to zawsze, musicie się z nim zapoznać bardzo dokładnie! To on jest podstawą. To, co powiem tutaj, to tylko ogólne wskazówki.

Zacznijmy od rzeczy, które zazwyczaj są akceptowane.

Zakup sprzętu: Jeżeli dotacja ma na celu rozwój Waszej firmy, często pozwala na zakup potrzebnego sprzętu. Może to być komputer, drukarka, maszyna produkcyjna, oprogramowanie – wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia działalności. Ważne, żeby ten sprzęt był nowy (albo, w wyjątkowych przypadkach, używany, ale o tym za chwilę) i żeby był faktycznie wykorzystywany w firmie. Musicie mieć fakturę VAT potwierdzającą zakup. Czasami wymagane jest też przedstawienie specyfikacji technicznej sprzętu. Jeżeli kupujecie sprzęt używany, regulamin dotacji dokładnie określa warunki, jakie musi on spełniać (np. konieczność wyceny przez rzeczoznawcę).
Materiały i surowce: Pieniądze z dotacji często można przeznaczyć na zakup materiałów i surowców niezbędnych do produkcji albo świadczenia usług. Przykładowo, jeśli prowadzicie piekarnię, możecie kupić mąkę, cukier, jajka itp. Jeśli szyjecie ubrania, możecie kupić tkaniny, nici, guziki. Ważne jest, żeby zakupione materiały były bezpośrednio związane z Waszą działalnością i żebyście potrafili to udowodnić (np. poprzez pokazanie faktur i zapasów).
Usługi: Dotacje często pozwalają na sfinansowanie usług zewnętrznych, które pomagają w rozwoju firmy. Może to być np. usługa księgowa, prawna, marketingowa, szkoleniowa, doradcza. Ważne jest, żeby usługa była faktycznie wykonana i żebyście mieli na to dowód (np. umowa z wykonawcą, faktura, raport z wykonanej usługi). Często regulamin dotacji określa, jakie konkretnie usługi są akceptowane. Na przykład, niektóre dotacje dopuszczają finansowanie szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników, ale tylko z konkretnych dziedzin.
Wynagrodzenia pracowników: W wielu dotacjach można przeznaczyć część pieniędzy na wynagrodzenia pracowników. Dotyczy to zwłaszcza tych osób, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji projektu, na który dotacja została przyznana. Musicie prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy tych osób i potrafić udowodnić, że ich praca była związana z projektem. Zazwyczaj dotacja pokrywa tylko część wynagrodzenia, a resztę musicie pokryć z własnych środków. Często są też limity wysokości wynagrodzeń, które można finansować z dotacji.
Koszty najmu: Jeżeli potrzebujecie wynająć lokal do prowadzenia działalności, to w niektórych przypadkach można pokryć koszty najmu z dotacji. Często dotyczy to nowo powstałych firm, które dopiero zaczynają działalność. Ważne jest, żeby lokal był faktycznie wykorzystywany do prowadzenia działalności i żebyście mieli umowę najmu. Czasami dotacja pokrywa tylko część kosztów najmu, a resztę musicie pokryć z własnych środków.
Koszty promocji i marketingu: Jeżeli dotacja ma na celu wprowadzenie nowego produktu albo usługi na rynek, to często można przeznaczyć część pieniędzy na koszty promocji i marketingu. Może to być np. stworzenie strony internetowej, ulotki, reklama w internecie, udział w targach. Ważne jest, żeby działania promocyjne były skuteczne i żebyście potrafili to udowodnić (np. poprzez pokazanie statystyk odwiedzin strony internetowej, raport z targów).
Opłaty administracyjne: Czasami dotacja pozwala na pokrycie niektórych opłat administracyjnych, np. opłat za pozwolenia, licencje, patenty. Ważne jest, żeby te opłaty były bezpośrednio związane z projektem, na który dotacja została przyznana.

Czego na pewno nie kupisz za dotacje?

Teraz przejdźmy do rzeczy, których zazwyczaj nie można sfinansować z dotacji.

Zakup alkoholu, tytoniu i innych używek: To jest chyba oczywiste, ale warto to podkreślić. Dotacje nie są przeznaczone na finansowanie rozrywek i nałogów.
Spłata długów: Dotacje nie służą do spłacania wcześniejszych zobowiązań. Jeżeli macie kredyt albo pożyczkę, nie możecie jej spłacić z dotacji.
Kary i grzywny: Jeżeli otrzymaliście karę albo grzywnę za jakieś przewinienie, nie możecie jej zapłacić z dotacji.
Podatki (w większości przypadków): Zazwyczaj dotacja nie pokrywa podatku VAT. Musicie go zapłacić z własnych środków. Podobnie jest z innymi podatkami, np. podatkiem dochodowym. Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy dotacja wyraźnie na to pozwala.
Koszty reprezentacji: Koszty reprezentacji, czyli np. zakup drogich alkoholi, organizacja wystawnych przyjęć, nie są zazwyczaj akceptowane. Dotacje są przeznaczone na konkretne cele związane z rozwojem firmy, a nie na luksusy.
Zakup samochodów osobowych (z wyjątkami): Zakup samochodu osobowego zazwyczaj nie jest kwalifikowalny, chyba że dotacja jest na to specjalnie przeznaczona (np. w branży transportowej). Zamiast tego można kupić samochód dostawczy albo ciężarowy, jeśli jest on niezbędny do prowadzenia działalności.
Transakcje z podmiotami powiązanymi: Transakcje z firmami, które są powiązane z Wami osobowo albo kapitałowo, są zazwyczaj bardzo dokładnie sprawdzane. Często są one w ogóle zakazane, ponieważ istnieje ryzyko nieuczciwości.
Inwestycje w papiery wartościowe i inne instrumenty finansowe: Dotacje nie są przeznaczone na spekulacje finansowe. Nie możecie kupować akcji, obligacji ani innych instrumentów finansowych za pieniądze z dotacji.

Pamiętajcie, że to tylko ogólne zasady. Zawsze sprawdzajcie regulamin konkretnej dotacji, żeby mieć pewność, co jest dozwolone, a co nie.

Co jeszcze jest ważne? Przede wszystkim, musicie prowadzić dokładną dokumentację wszystkich wydatków. Każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą, rachunkiem albo innym dokumentem potwierdzającym. Musicie przechowywać te dokumenty przez cały okres trwania projektu i jeszcze przez kilka lat po jego zakończeniu (zazwyczaj 5 lat). W razie kontroli będziecie musieli przedstawić te dokumenty.

Kolejna ważna rzecz to zasada konkurencyjności. Jeżeli kupujecie towary albo usługi za kwotę powyżej określonego progu (który jest ustalany w regulaminie dotacji), musicie przeprowadzić postępowanie ofertowe. Oznacza to, że musicie zebrać co najmniej trzy oferty od różnych dostawców i wybrać najkorzystniejszą ofertę. Musicie udokumentować cały proces wyboru oferty, żeby w razie kontroli móc udowodnić, że wybraliście najkorzystniejszą opcję. Czasami, jeśli z obiektywnych powodów nie można uzyskać trzech ofert, należy to uzasadnić i udokumentować.

I ostatnia, ale równie ważna sprawa: dotacje to pieniądze publiczne. Musicie je wydawać w sposób odpowiedzialny i transparentny. Unikajcie wszelkich sytuacji, które mogłyby budzić podejrzenia o nieprawidłowości. Jeżeli macie jakiekolwiek wątpliwości, skonsultujcie się z osobą, która zna się na dotacjach. Lepiej zapytać dwa razy, niż popełnić błąd, który może Was kosztować utratę dotacji.

Mam nadzieję, że to wyjaśnienie było dla Was pomocne. Pamiętajcie, że każda dotacja jest inna i zawsze trzeba dokładnie czytać regulamin. Powodzenia w realizacji Waszych projektów!