Zacznijmy od najważniejszej rzeczy: chcesz mieć zawsze wszystkie dane potrzebne do kontaktu z każdym klientem. Kiedy nagle pojawia się nieoczekiwany problem z tłumaczeniem i trzeba się zastanowić, co z tym fantem zrobić, masz z klientem błyskawiczny kontakt. Kiedy ktoś spóźnia się z płatnością, nie musisz zgadywać, który telefon na liście połączeń sprzed dwóch tygodni był od klienta, a który od sprzedawcy wszystkomających odkurzaczy. Kiedy klient dzwoni do ciebie pół roku później i wyświetli ci się jego imię i nazwisko, możesz go przywitać jak człowiek, zamiast przygotowywać się w duchu na odpieranie psychologicznych sztuczek sprzedawcy odkurzaczy.
Dlatego kiedy dostajesz zlecenie, zwalcz pokusę, żeby się po prostu zająć pracą, a numer kontaktowy zlekceważyć. Przecież klient wie, jaki mam numer, a mi wyświetlił ci się jego numer w telefonie, więc kontakt jest, prawda?
Nieprawda! Od razu kiedy dostajesz zlecenie przez telefon, upewnij się, czy dobrze usłyszałaś nazwisko klienta i dodatkowo poproś go o przesłanie wszystkich informacji emailem. Po rozmowie zapisz numer telefonu i nazwę firmy/instytucji do kontaktów w telefonie. Po otrzymaniu emaila dopisz do kontaktu adres email i dane firmy (adres, NIP). Jeśli to nowy klient, dodatkowo zapisz kilka słów o samym zleceniu – czego dotyczyło, jaką stawkę zaproponowałaś.
Do tego warto dodać trzy rzeczy:
1. Jeśli szukasz pretekstu, żeby sobie kupić smartfona, oto i on. Smartfony są pod tym względem super wygodne i przydatne. Kontakt tworzysz w parę sekund, a dodatkowo możesz korzystać z opcji, która nazywa się “synchronizacja danych w chmurze”. Może to brzmi zniechęcająco, ale idea jest bardzo prosta. Twoje kontakty, kalendarz itd. przechowywane są nie tylko u ciebie na telefonie, ale też na serwerze gdzieś tam w świecie. Ten serwer przez internet zadba o to, żeby te same kontakty, wydarzenia w kalendarzu itd. były nie tylko na twoim telefonie, ale też w twoim domowym komputerze, tablecie, na laptopie, czy czego tam używasz. Dzięki temu kontakt, który utworzysz w telefonie na ulicy, znajdziesz także we własnych kontaktach, kiedy wrócisz do domu.
2. Jakby tego było mało, istnieją aplikacje na smartfony do zarządzania kontaktami, np. darmowa Evernote Hello. Kiedy masz wiele kontaktów z ludźmi, czasem trudno zapamiętać, kto jest kim i skąd go znasz. Aplikacja pozwalaja w parę sekund dodawać informacje o spotkaniach. Oznacza to, że możesz niemal automatycznie stworzyć błyskawiczną notatkę z każdego spotkania: z podaniem daty, godziny, miejsca, osoby (w tym zdjęcia) i tematu spotkania. Wiele z tych danych aplikacja dodaje automatycznie. Przed spotkaniem można wtedy odświeżyć pamięć, co oszczędzi ci skrępowania, kiedy się przedstawisz i usłyszysz: “My się już chyba poznaliśmy” (tłum.: “Boże, co za bufon, ludzi nie poznaje”.)
3. Agencje tłumaczeniowe nie lubią, kiedy się kontaktujesz z klientem, więc nie jest w dobrym tonie prosić o kontakt do klienta. Chodzi oczywiście o to, żebyś nie postąpił nieetycznie i nie powiedział klientowi, że następne tłumaczenie zrobisz dla niego osobiście, bez pośrednictwa agencji. Dlatego przy klientach uzyskiwanych przez agencję wszystkie pytania, wątpliwości czy problemy przechodzą przez agencję. Co oczywiście oznacza, że musisz mieć w telefonie dokładny kontakt do agencji, razem z nazwiskami osób, które w niej pracują.
UWAGA: kiedy tłumaczenie aranżowane przez agencję jest ustne, nie ma rady – zetkniesz się z klientem. Jest to niezręczna sytuacja. Również wtedy przyzwoitość wymaga, żeby klienta nie podbierać agencji na własny użytek, ale jeśli jesteś dobry, klient poprosi cię o wizytówkę, bo będzie chciał pracować na przyszłość z tobą. Na taką okoliczność ja biorę od agencji wizytówki agencji. Kiedy klient prosi mnie o kontakt, wyjaśniam mu, że podanie danych byłoby z mojej strony shockingly unethical wobec agencji, ale tu ma wizytówkę do agencji i na niej piszę mu: Please ask for Piotr Szymczak. Wilk syty, owca cała.
Jeśli znasz jeszcze inne chwyty kontakt-fu, zapraszam do podzielenia się nimi w komentarzach!
(c) Piotr Szymczak 2013; źródło obrazka: nyul / 123rf.com.
Leave a Reply