Na pewno intuicyjnie zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważne jest posiadanie archiwum, w którym przechowujesz oryginały zleceń i własne tłumaczenia. Jeśli nie, oto cztery argumenty na rzecz utrzymywania porządku w zleceniach:
- Łatwiej znaleźć właściwy plik do wysłania klientowi.
- Niektóre zlecenia są jak koty – mają dziewięć żyć. Robisz tłumaczenie (dajmy na to formularz świadomej zgody na potrzeby badania klinicznego), a za pewien czas potrzebne jest nowe tłumaczenie innego formularza, w którym wiele treści się powtarza słowo w słowo. Jeśli nie używasz produktów CAT, które same wychwycą powtarzające się treści, archiwum ze starym plikiem będzie jak znalazł.
- Jeśli nie używasz produktów CAT, które dbają o spójność terminologii, dzięki archiwum możesz łatwo znaleźć wcześniejsze zlecenia i sprawdzić w nich terminologię stosowaną przez klienta.
- Jeśli tłumaczenie zostanie źle zmodyfikowane przez klienta, w razie sporu prawnego możesz wykazać, jak wyglądało tłumaczenie przekazane przez ciebie.
Archiwum można zorganizować na różne sposoby. Ja używam zbiorczego folderu z tłumaczeniami (tak naprawdę mam osobne foldery dla tłumaczeń komercyjnych i artystycznych, choć to bez sensu). W nim tworzę osobne foldery dla każdego z klientów. Wtedy foldery układają się alfabetycznie i od razu wiem, w którym szukać.
W każdym folderze, co oczywiste, trzymasz pliki robione dla danego klienta. Kilka praktycznych uwag:
-
Nigdy nie pracuj na oryginalnym pliku – zawsze na początek zapisz plik oryginalny i zrób kopię do tłumaczenia. Na końcu nazw obu plików dodaj przyrostki mówiące, jaki jest język pliku i czy to oryginał, czy tłumaczenie. W branży przyjęte jest używanie dwuliterowych skrótów (z literką “o” dla oznaczenia oryginału – brak literki “o” oznacza tłumaczenie). Ten przyrostek zwykle oddziela się od nazwy pliku podkreślnikiem albo kreską, a nie spacją (“-oen” = oryginał angielski, “-pl” = tłumaczenie polskie)
- Unikaj polskich liter w nazwach plików. Normalnie nie jest to problem, ale niektóre programy mogą mieć z tym problemy, a jeśli trzeba odzyskiwać dane z popsutego dysku (co zdarzyło mi się raz), polskie znaki są w ogóle koszmarem. Co prawda nie dla ciebie, tylko dla gościa, który ci to odzyskuje, noale.
- Jeśli robisz zlecenie dla agencji (albo jeśli klient życzy sobie zachowania nazwy), nie zmieniaj nazwy pliku (poza dodaniem kodu języka na końcu: -ofr, -pl itd.). Jeśli klient ma np. wiele wersji umowy, informacje w nazwie pliku będą dla niego ważne i zmieniając je, narobisz mu kłopotu.
- Jeśli to nikomu nie przeszkadza (np. robię tłumaczenie referatu dla znajomego albo jeśli nazwa jest w stylu “Umowa”), robię dwie rzeczy: A) na początku nazwy pliku dodaję datę w takim formacie: 20130430 (rok, miesiąc, dzień bez spacji) – dzięki temu zlecenia układają się chronologicznie i łatwiej je odszukać, oraz
- B) Dokładniej opisuję zlecenie (np. zamiast “umowa” daję “20130425 Umowa ramowa Brilliance Solutions-opl” – dzięki temu łatwiej znaleźć wcześniejszą umowę, gdyby była potrzebna, niż kiedy mamy “umowa”, “umowa (2)”, “umowa (3)” itd.
- Jeśli dostajesz dodatkowe materiały z informacjami potrzebnymi do zlecenia, wstaw je do tego samego folderu i nazwij je tak samo jak plik do tłumaczenia (dzięki temu będą obok niego), tylko na końcu daj “-info” (żeby wiedzieć, co to takiego).
Na koniec coś do zastanowienia: jeśli masz archiwum z czyimiś dokumentami, wiele z nich jest bardzo cennych. Jeśli nie masz na komputerze zapory internetowej, antywirusa, rozsądnej ochrony przed cookies i silnego hasła – zainwestuj…
(c) Piotr Szymczak 2013; źródło obrazka: tiero / 123rf.com.
A jak już jest dobrze zorganizowane archiwum, to warto zatroszczyć się o automatyczne tworzenie kopii zapasowej.
Panie Piotrze, dobrze, że Pan wrócił, bo już zaczynałem myśleć, że porzucił Pan ten blog.
Dzięki, nic nie pisałem, bo miałem dwa referaty na konferencję w jednym tygodniu. A pomysł z backupami bardzo dobry, kiedyś muszę o tym napisać!
[…] o tym, że szanujący się tłumacz niczego nie wyrzuca, tylko trzyma w archiwum. Ale co zrobić, kiedy np. usmaży nam się dysk i archiwum padnie razem z kluczowymi […]